Als Gastronom liegt Ihr Fokus auf Küche und Service. Dennoch ist die korrekte Abrechnung gesetzlich vorgeschrieben – ob Sie ein Bistro führen, als Caterer arbeiten oder einen Food-Truck betreiben.
Warum ordentliche Rechnungen wichtig sind
Die Buchhaltung (https://buchhaltungs-leitfaden.de/) ist kein lästiger Zusatzaufwand, sondern Ihr Kontrollinstrument. Sie zeigt Ihnen, welche Gerichte rentabel sind, wie hoch Ihre Wareneinsätze liegen und ob Ihr Betrieb profitabel arbeitet. Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Bürokratie erheblich, doch Sie müssen trotzdem alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren. Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt entscheiden korrekte Belege über Erfolg oder Ärger.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung
Eine Rechnung als Kleinunternehmer schreiben bedeutet: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss jede Rechnung einen entsprechenden Hinweis enthalten. Fehlt dieser oder sind andere Pflichtangaben unvollständig, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen.
| Pflichtangabe | Praxis-Beispiel für ein Catering |
|---|---|
| Ihr vollständiger Name und Anschrift | Marias Mittagstisch, Musterstraße 5, 54321 Kochstadt |
| Vollständiger Name und Anschrift des Kunden | Müller GmbH, Büroweg 10, 54321 Kochstadt |
| Ihre Steuernummer | 98/765/43210 |
| Rechnungsdatum | 09.10.2025 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | RE-2025-081 |
| Menge und Art der Lieferung/Leistung | Catering für Firmenmeeting: 20x Linsen-Dal mit Reis, 20x gemischter Salat |
| Liefer-/Leistungszeitpunkt | 08.10.2025 |
| Rechnungsbetrag | 240,00 EUR |
| Hinweis auf Kleinunternehmerregelung | „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ |
Wichtig: Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Lücken in der Nummerierung erwecken Verdacht beim Finanzamt. Verwenden Sie ein System wie „RE-2025-001“ und führen Sie es konsequent.
Sonderfälle im Gastro-Alltag
Bewirtungsbelege für Geschäftskunden
Bewirtungsbelege: Geschäftskunden benötigen diese spezielle Form für ihre Steuererklärung. Der Beleg muss maschinell erstellt sein (Handschrift reicht nicht) und zusätzlich enthalten:
- Anlass der Bewirtung (z.B. „Geschäftsessen mit Lieferanten“)
- Namen aller bewirteten Personen
- Unterschrift des Gastgebers
Halten Sie entsprechende Vordrucke bereit oder nutzen Sie eine Kassensoftware, die Bewirtungsbelege generieren kann.
Gutscheine richtig verbuchen
Gutscheine: Der Verkauf eines Gutscheins ist noch keine steuerpflichtige Einnahme. Erst beim Einlösen erbringen Sie die Leistung und müssen diese als Umsatz erfassen. Verbuchen Sie den Gutscheinverkauf zunächst als durchlaufenden Posten. Bei Einlösung erstellen Sie eine reguläre Rechnung oder buchen über die Tageskasse ab.
Tagesabrechnung und Kassenführung
Tagesabrechnung (Kassensturz): Bei vielen Barverkäufen (Café, Imbiss, Theke) ist es unpraktisch, für jeden Kunden eine Einzelrechnung auszustellen. Hier genügt ein täglicher Kassenabschluss. Der Z-Bon Ihrer Registrierkasse oder eine manuelle Tagesabrechnung dokumentiert alle Einnahmen. Dieser Beleg muss folgende Angaben enthalten:
- Datum
- Gesamtumsatz des Tages
- Anfangsbestand der Kasse
- Endbestand und Differenz
- Entnahmen und Einlagen
Wichtig: Bei elektronischen Kassensystemen gilt seit 2020 die Kassensicherungsverordnung. Informieren Sie sich über die technischen Anforderungen (TSE-Modul).
Praktische Tipps für den Alltag
Digitale vs. analoge Buchhaltung
Nutzen Sie Buchhaltungssoftware oder Apps speziell für Gastronomen. Diese erstellen automatisch konforme Rechnungen, führen Rechnungsnummern fort und archivieren digital. Das spart Zeit und minimiert Fehler. Beliebte Optionen sind sevDesk, lexoffice oder BuchhaltungsButler.
Vorauszahlungen und Anzahlungen
Bei größeren Catering-Aufträgen sind Anzahlungen üblich. Stellen Sie dafür eine Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben aus. Vermerken Sie: „Anzahlung für Catering am [Datum]“. Bei der Endabrechnung ziehen Sie die Anzahlung ab und verweisen auf die ursprüngliche Rechnung.
Häufige Fragen aus der Küche
Was ist mit Trinkgeld?
Trinkgeld, das Angestellte direkt erhalten, ist für diese steuerfrei. Als Inhaber müssen Sie erhaltenes Trinkgeld als Einnahme verbuchen – das gilt auch für Trinkgelder, die über Kartenzahlung eingehen. Trennen Sie in Ihrer Buchhaltung klar zwischen Trinkgeld und Umsatz.
Rechnung oder Quittung – was ist der Unterschied?
Eine Quittung bestätigt nur den Zahlungseingang. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung mit allen gesetzlichen Pflichtangaben. Geschäftskunden können nur vollständige Rechnungen als Betriebsausgabe geltend machen. Im Zweifel immer eine Rechnung ausstellen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Alle Rechnungen, Kassenberichte und Buchungsbelege müssen über diesen Zeitraum lesbar bleiben. Thermopapier (Kassenbons) verblasst – fertigen Sie Kopien an oder scannen Sie die Belege sofort ein. Eine digitale Archivierung mit Backup ist empfehlenswert.
Was passiert bei Fehlern in der Rechnung?
Stellen Sie eine Korrekturrechnung (Stornorechnung) aus, die auf die fehlerhafte Rechnung verweist. Danach erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer. Löschen oder überschreiben Sie niemals ausgestellte Rechnungen.
Checkliste: Ist Ihre Rechnung vollständig?
- ✓ Vollständige Namen und Adressen (Sie und Kunde)?
- ✓ Steuernummer angegeben?
- ✓ Fortlaufende Rechnungsnummer?
- ✓ Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
- ✓ Genaue Leistungsbeschreibung mit Mengen?
- ✓ Rechnungsbetrag korrekt?
- ✓ Kleinunternehmer-Hinweis gemäß § 19 UStG?
